文/夏军

　　常熟市人民检察院检察长

　　PPT的全称是PowerPoint，意为要点呈现。所以千万别把PPT当Word，把大段的文字全部复制粘贴上去，展示的时候就埋头看着稿子念个没完。一个优秀的PPT，最重要的是“展示内容、逻辑清晰、说明关系”，它包含结构设计、字体使用、色彩搭配、排版布局等设计语言。

　　架构逻辑清晰PPT大纲

　　结构是PPT的骨架。一份结构清晰的PPT可谓天生丽质，人见人爱。相反一份结构混乱的PPT，可谓先天不足，增加了受众理解的难度。因此，在开始着手制作PPT之前，首先应该设计PPT的结构，厘清内在逻辑，包括什么是中心思想，思想如何展开论述等。而我们在做PPT最常见的一个错误就是：做完一页再做下一页，一页一页没完没了的做。正确的顺序应该是，先有骨再有肉，先整理出一个标题和大纲，然后根据大纲添加细节，接着去构思用图表、案例、数据等方法去展示。

　　很多时候，制作PPT的资料，是大段的文字，内容复杂，资料零散，很多人往往在第一步就犯难了，不知道从哪里着手。这个时候我们在制作内容前对这些资料进行系统梳理确定大纲。在写大纲前，要先明确报告的对象是谁、明确对象希望从中获得哪些信息，如取得的成果、存在的不足、今后的打算等等。然后，要对素材有个全面总体的把握，再仔细研读材料，深挖材料中的重要信息点，一一罗列出来。最后，根据内容之间的逻辑顺序将内容进行层次性的划分、编组。

　　精练关键词突出核心内容

　　PPT的核心是内容，PPT是辅助汇报者的汇报或演讲者的演讲的，大段的文字是通过PPT演讲者的嘴向观众表达的。这时候，PPT上所要演示给观众看的就是你要向观众表达的重点，也就是把大段文字的核心词语表达出来，引导观众的注意和思考。所以，PPT文字要精练，要把每个页面表达的关键点找出来，形成精简的文字。

　　所谓精简，就是尽量使用短语、短句，不要使用太多长句。精简不是机械的、单纯地减少文字，而是在理解内容后再创作。页面标题作为最被观众优先接触的内容，应该明确地指出本页PPT的主要观点。观看备受推崇的苹果手机新品发布会，你会发现一页PPT可能只有几个关键词或者一张图片而已，听众会更容易集中精神去听你说话。

　　选用合适字体增强PPT表现力选用合适字体增强PPT表现力

　　很多时候我们制作PPT时用的都是PPT自带的字体，默认的宋体，有时为了突出文艺和知性，也会用行楷。但是发现，整体效果并不好看。尤其是文字较多的情况下，这些字体看起来实在不清楚，好像都挤在了一起。这些用惯的字体叫衬线字体，其实更适合用于标题。如果把它们用在正文里，因为这些字体有边有角有锋有棱，细节过多，反而看不清楚了。正文合适的字体应该是无衬线字体，就像微软雅黑、思源黑体这类，这些字体的特点是上下一般粗，没有过多细节，用于正文便于让观众专注到实际内容。

　　此外，我们在实际使用时常常会碰到这样的问题，就是找到了一款特别适合PPT主题的字体运用在PPT里，但当我把PPT传给其它同事的时候，发现在他们电脑上呈现出来的字体效果完全不一样，字体可能发生了改变。我们精心设计的内容被字体的不协调破坏掉了。问题在于有些特殊字体是大多数电脑上没有安装的，在这些电脑上演示时，特殊字体就会呈现出默认字体的效果。这个问题可以通过图片化等方式成功解决。值得注意的是，在PPT页面中，字体不能多，一般不超过两种，否则会造成杂乱的感觉。

　　恰当运用图片提升PPT视觉美感

　　图片在PPT中的运用至关重要，可以吸引观众的注意力，但它的本质仍是辅助演说。所以，图片使用的关键是“符合主题”，如果在PPT中随意放一张或多张自认为精美的图片，反而适得其反。比如在参加省院初赛时，因为比赛题目是公益诉讼，我就选用森林、湖水、山峰等符合环保主题的图片来做背景或插图，从而让主题更突出。在参加省院决赛时，主题是网信建设，我就选用了科技感较强的数字化网络化的一些图片，整体效果不错。

　　哪怕图片再精美，只要不符合主题，带给观众的只能是干扰，是对PPT演讲者所说核心内容的干扰。此外，图片的质量也很重要，尽量选用分辨率高于1920*1080的图片（这是大部分投影仪支持的高分辨率）。除了主题相关性，还要杜绝使用带有水印或模糊不清的图片，这会降低PPT的美观度。

　　合理排版强化PPT 协调性

　　在原有模板的基础上将提炼出来的关键词语、符合主题的图片等元素进行排版，要想整洁美观，必须要有合理的布局，运用对比技巧，进行修饰美化。合理布局我们必须遵循四中分布：中心分布、左/右/上/下分布、对角线分布、九宫格分布。对比，可以很好的突出重点内容，令页面结构清晰，富有层次感。常用的对比有4 种：文字大小、文字粗细、字体颜色、字体类形。修饰美化，可以从点、线、面、空间感四个方面着手。点：与主题搭配，丰富页面；线：引导视觉，平衡画面；面：凸显文字，修饰页面；空间感：行距，段距，适当增大，充分留白，方便阅读。

　　一般来说，我们在制作PPT时，要学会运用PPT模版，模版文件一般有自己的颜色搭配和设计搭配，排版更加合理，可以大大节省制作PPT的时间及提升PPT的呈现效果。比如通过美化大师等软件，可以搜索海量的在线模板素材、在线图表素材、在线logo素材。

　　注重细节凸显PPT 精致感

　　所谓细节决定一切，PPT设计也是如此。细节体现在方方面面，首先是“错别字”。就算你的PPT乏善可陈，也千万记住不要出现错别字。其他的细节，比如：人物占画面的比例大小不一致，图片色调不统一，标题和段落间主次关系层次展现不清晰，字体和字号不统一等等。这样会产生很多不和谐，阅读起来也相对比较吃力。

　　整个PPT初稿完成以后，对一些缺少设计感的页面要进行再加工，通过重点文字加大字号、加色块、加线条、改变颜色等方法进一步突出主题，还可添加一些符合主题的小元素小图标来修饰页面。利用浏览者视图模式观看PPT的整体风格是否统一。说到配色，同色系最和谐，撞色突出细节也不要超过三种。对于一般比较亮的颜色，看起来比较疲劳的颜色，要尽量减少其使用面积。比如大面积红色，长时间看着人的眼睛就会比较疲劳。

　　提前演示确保现场呈现更加完美

　　在完成整个PPT后，一定要记得从头到尾播放一遍，尤其是有些地方加了动画效果的，要确定动画效果是否流畅。有条件的话，在正式进行PPT演讲前，现场电脑上进行试演示也是很有必要的。如果发现预演时间过长，那么把内容适当删减一些；如果发现自己语速过快或过慢，也可以先录音听一下，再慢慢调节。这样能最大限度保障正式演出的顺利进行。提前演示还能让自己对内容更加熟悉，知道在哪个环节要停顿，给听众思考的时间，在哪个环节要慢些，帮助听众理清思路。